Terminal płatniczy – czym jest i jak działa?

Terminal płatniczy umożliwia przyjmowanie płatności bezgotówkowych w firmie. Wyjaśniamy, jak działa to urządzenie i kiedy jest obowiązkowe. Dowiesz się także, jakie są rodzaje terminali i ile kosztują.

Czym jest terminal płatniczy?

Terminal płatniczy to urządzenie elektroniczne. Umożliwia ono płatności bezgotówkowe. Znany jest także jako terminal kart płatniczych lub EPT. Jest to skrót od Elektroniczny Terminal Płatniczy. Terminale są standardowym wyposażeniem w sklepach i punktach usługowych. Używa się ich codziennie na całym świecie.

Urządzenie to przetwarza transakcje kartami płatniczymi. Obsługuje karty kredytowe i debetowe. Akceptuje także BLIK i płatności NFC. NFC to technologia zbliżeniowa. Można płacić telefonem lub zegarkiem. Terminal pośredniczy w komunikacji między kartą a systemem płatności.

„Terminal płatniczy to nic innego, jak niewielkie urządzenie elektroniczne umożliwiające płatności bezgotówkowe.”

Pierwszy terminal pojawił się w Polsce w 1992 roku. Wprowadziła go firma POLCARD. Obecnie w Polsce działa ponad 1,328 mln terminali POS. To dane NBP z IV kwartału 2023 roku. Na początku 2020 roku było ich 949 tys. Liczba ta ciągle rośnie. Polacy coraz częściej wybierają płatności bezgotówkowe.

Jak działa terminal płatniczy?

Działanie terminala jest proste i szybkie. Proces transakcji trwa kilka sekund. Sprzedawca wpisuje kwotę na terminalu. Klient zbliża kartę, telefon lub zegarek. Może także włożyć kartę do czytnika. Przy większych kwotach klient wpisuje PIN. Terminal odczytuje dane z karty. Przekazuje je do banku klienta. Bank autoryzuje transakcję. Informacja wraca do terminala. Jeśli autoryzacja jest pozytywna, transakcja zostaje zatwierdzona. Terminal drukuje lub wysyła potwierdzenie. Środki z transakcji trafiają na konto sprzedawcy. Zazwyczaj dzieje się to następnego dnia roboczego. Czas księgowania zależy od operatora.

Terminal komunikuje się z systemem płatności. Wykorzystuje różne metody łączności. Może to być połączenie przewodowe (LAN). Często używa się Wi-Fi lub GPRS (sieć komórkowa). Terminale przenośne łączą się przez Bluetooth lub Wi-Fi. Nowoczesne urządzenia wykorzystują zaawansowane szyfrowanie. Zapewnia to bezpieczeństwo danych klienta. Dane płatnicze są szyfrowane podczas przekazywania. Bezpieczeństwo komunikacji chronią protokoły szyfrowania danych.

Rodzaje terminali płatniczych

Na rynku dostępnych jest kilka rodzajów terminali. Dopasuj je do potrzeb swojej firmy. Oto najpopularniejsze typy:

Terminal stacjonarny

Terminal stacjonarny jest podłączony na stałe. Zazwyczaj stoi przy ladzie. Łączy się z siecią przez kabel LAN lub linię telefoniczną. Wymaga stabilnego miejsca pracy. Jest idealny dla sklepów stacjonarnych.

Terminal przenośny/mobilny

Terminal przenośny działa bezprzewodowo. Można go przenosić w obrębie lokalu. Komunikuje się przez Bluetooth lub Wi-Fi. Sprawdza się w restauracjach lub kawiarniach. Kelner podchodzi do stolika z terminalem.

SoftPOS/Terminal aplikacyjny

SoftPOS to aplikacja na smartfonie lub tablecie. Zamienia urządzenie mobilne w terminal. Wymaga systemu Android 8.0 lub wyższego. Umożliwia przyjmowanie płatności zbliżeniowych. Jest dobrym rozwiązaniem dla usług mobilnych. Przykładem są taksówki czy dostawcy.

PIN Pad

PIN Pad to część systemu kasowego. To niewielkie urządzenie z klawiaturą. Służy tylko do wprowadzania PIN-u. Jest połączony z kasoterminalem lub systemem POS. Klient używa PIN Padu do autoryzacji płatności.

Terminal samoobsługowy

Terminal samoobsługowy umożliwia płatności bez udziału sprzedawcy. Znajdziesz go w automatach vendingowych. Używany jest także w kasach samoobsługowych. Klienci dokonują płatności samodzielnie.

Terminal zintegrowany z systemem POS

Niektóre terminale integrują się z systemami sprzedaży (POS). Ułatwia to zarządzanie sprzedażą i magazynem. Transakcja z kasy jest przesyłana od razu do terminala. Eliminuje to błędy przy wpisywaniu kwoty. Obowiązek integracji terminala z kasą fiskalną online pojawi się w Polsce.

Terminal płatniczy – jakie transakcje można realizować?

Terminal płatniczy obsługuje wiele metod płatności. Podstawą są karty płatnicze. Akceptowane są karty Visa i Mastercard. Często obsługiwane są także American Express, Discover, Diners Club, JCB, UnionPay. Terminale przyjmują płatności zbliżeniowe. Umożliwiają płatności telefonem i zegarkiem. Popularny w Polsce jest system BLIK. Terminale obsługują płatności BLIKiem.

Nowoczesne terminale oferują funkcje dodatkowe. Można na nich realizować cashback. To wypłata gotówki przy okazji zakupów. Terminale umożliwiają doładowania telefonów na kartę. Niektóre oferują płatność w walucie karty (DCC). Dostępne są także programy lojalnościowe. Terminal może wydrukować kupony rabatowe. Może obsługiwać płatności rachunków (eBill). Możliwe jest dodanie napiwku. Na wydruku potwierdzenia może pojawić się logo firmy.

Czy terminal płatniczy jest obowiązkowy?

Tak, dla wielu przedsiębiorców terminal jest obowiązkowy. Obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowych wszedł w życie 1 stycznia 2022 roku. Podstawą jest art. 19a ustawy Prawo przedsiębiorców. Dotyczy to firm, które używają kas fiskalnych. Muszą one akceptować płatności bezgotówkowe. Przepisy nie precyzują, że musi to być terminal płatniczy. Ważne jest umożliwienie takiej formy płatności. Może to być np. szybki przelew. Jednak terminal jest najpopularniejszym rozwiązaniem. Kary za brak możliwości płatności bezgotówkowej są przewidziane. Grozi utrata przyspieszonego zwrotu VAT. Można także stracić możliwość rozliczeń kwartalnych. Obowiązek integracji terminala z kasą fiskalną online ma wejść w życie.

Program Polska Bezgotówkowa

Program „Polska bezgotówkowa” wspiera przedsiębiorców. Ma na celu upowszechnienie płatności bezgotówkowych. Program pozwala otrzymać terminal za darmo. Okres darmowego użytkowania to 12 miesięcy. Alternatywnie limit obrotu wynosi 100 tys. zł. Fundacja Polska Bezgotówkowa dofinansowuje terminale. Jest to wsparcie dla małych i średnich firm. Do końca 2023 roku do programu dołączyło blisko 460 tys. podmiotów. Zainstalowano ponad 610 tys. urządzeń. Od początku programu zrealizowano około 1,8 mld transakcji. Ich łączna kwota przekroczyła 110 mld złotych.

• Skorzystanie z programu Polska Bezgotówkowa pozwala na darmowy terminal na start.
• Sprawdź warunki programu i wymagania dla swojej firmy.

Jaki jest koszt terminala płatniczego?

Koszt terminala zależy od wielu czynników. Liczy się model urządzenia. Ważna jest forma pozyskania – zakup czy dzierżawa. Opłaty bankowe i marża agenta rozliczeniowego mają znaczenie. Koszty obejmują dzierżawę lub zakup. Dochodzą opłaty transakcyjne (prowizje). Są też koszty usług dodatkowych. Wlicza się wsparcie techniczne i wdrożenie. Czasem pojawiają się opłaty za zerwanie umowy. Darmowe terminale są rzadkością. Często są częścią promocji lub ofert specjalnych. W ramach programu Polska Bezgotówkowa terminal jest darmowy przez określony czas. Po tym okresie obowiązują opłaty abonamentowe. W rankingu terminali Pekao SA abonament po promocji wynosi od 30 do 50 zł netto miesięcznie. Prowizje od płatności kartą wynoszą od 0,57% do 0,7%. Prowizje za transakcje BLIK to od 0,32% do 0,39%. W ofercie banków można znaleźć premie za aktywację terminala. Premie wynoszą od 600 zł do 3000 zł.

Jak wybrać odpowiedni terminal płatniczy?

Wybór terminala powinien być przemyślany. Dopasuj go do typu swojej działalności. Sklep stacjonarny potrzebuje innego terminala niż taksówkarz. Rozważ terminal stacjonarny, mobilny lub SoftPOS. Sprawdź, jakie metody płatności obsługuje terminal. Upewnij się, że akceptuje karty, BLIK i płatności mobilne. Porównaj koszty różnych ofert. Zwróć uwagę na opłatę za dzierżawę lub zakup. Analizuj prowizje od transakcji. Sprawdź czas księgowania pieniędzy na konto. Dopytaj o dodatkowe funkcje. Ważna jest integracja z kasą fiskalną. Zapytaj o raporty online. Sprawdź warunki gwarancji i serwisu. Przeszkolenie załogi jest istotne. Przeczytaj warunki rozwiązania umowy. Skorzystaj z programu Polska Bezgotówkowa na start.

• Dopasuj rodzaj terminala do typu działalności.
• Porównaj oferty operatorów i banków.
• Sprawdź opłaty, prowizje i warunki umowy.
• Rozważ funkcje dodatkowe, np. cashback.
• Zweryfikuj możliwość integracji z kasą fiskalną.

Obsługa terminala płatniczego krok po kroku

Obsługa terminala płatniczego jest zazwyczaj intuicyjna. Pracownicy szybko uczą się jego funkcji. Aby przyjąć płatność kartą, wpisz kwotę transakcji. Następnie wybierz opcję płatności kartą. Klient zbliża lub wkłada kartę. Przy płatności zbliżeniowej do 100 zł PIN nie jest potrzebny. Powyżej tej kwoty terminal poprosi o PIN. Przy płatności BLIK, wybierz opcję BLIK. Klient wpisuje kod BLIK w aplikacji bankowej. Kod wpisuje się na terminalu. Transakcję potwierdza się w aplikacji bankowej. Terminal drukuje potwierdzenie transakcji. Możliwe jest też wysłanie potwierdzenia SMS-em lub e-mailem. Terminale pozwalają na zwrot środków. Wybiera się opcję zwrotu i postępuje zgodnie z instrukcjami. Można także wydrukować kopię dowolnego rachunku. Regularnie aktualizuj oprogramowanie terminala. Zapewnia to jego stabilność i bezpieczeństwo.

Korzyści z posiadania terminala płatniczego

Posiadanie terminala płatniczego przynosi wiele korzyści. Zwiększa wygodę klientów. Płacenie kartą jest szybsze i wygodniejsze niż gotówką. Coraz więcej Polaków preferuje płatności bezgotówkowe. 20% Polaków nie nosi gotówki. 33% młodych osób płaci tylko elektronicznie. Umożliwienie płatności bezgotówkowych zwiększa obroty firmy. Klienci częściej kupują, gdy mają różne opcje płatności. Terminal podnosi prestiż firmy. Świadczy o nowoczesności i dbaniu o klienta. Transakcje bezgotówkowe są bezpieczniejsze. Minimalizują ryzyko kradzieży gotówki. Nowoczesne terminale oferują dodatkowe usługi. Może to być cashback czy doładowania telefonów. Przyciąga to dodatkowych klientów. Zgodność z przepisami prawa jest zapewniona. Obowiązek akceptacji płatności bezgotówkowych dotyczy wielu firm.

„Odpowiedź jest jednoznaczna: warto posiadać terminal płatniczy, ponieważ umożliwia on nie tylko przyjmowanie płatności, ale także zwiększa konkurencyjność firmy.”

Trendy na rynku terminali płatniczych

Rynek terminali płatniczych dynamicznie się rozwija. Obserwujemy wzrost liczby terminali POS w Polsce. Rośnie popularność płatności bezgotówkowych. Coraz więcej transakcji odbywa się zbliżeniowo. Płatności telefonem i zegarkiem z NFC stają się standardem. Technologie SoftPOS zyskują na popularności. Aplikacje na smartfony i tablety zastępują tradycyjne terminale. Integracja terminali z systemami kas fiskalnych jest coraz powszechniejsza. Jest to wymóg prawny w przyszłości. Programy rządowe, jak Polska Bezgotówkowa, wspierają wdrożenie terminali. Operatorzy oferują coraz więcej usług dodatkowych na terminalach. Rozwija się bezpieczeństwo transakcji. Stosowane są zaawansowane metody szyfrowania i tokenizacja.

Wykres przedstawia główne trendy na rynku terminali płatniczych.

Najczęściej zadawane pytania